כדי למסד את המבנה הארגוניקביעת גודל של כל ארגון (במרחב הציבורי או בתחום העסקי) משתמש במסמך על טופס T-3. לענין זה (על פי האמנה או התקנות), לפני תחילת השנה הקלנדרית הבאה, מתפתח הגורם האחראי או היחידה המבנית הרלוונטית או שירותי ניהול כוח האדם, וראש המטה הראשון חתם על צו לאישור צוות המשרות. המסמך המצורף לצו (טופס של T-3 - אחיד ואחיד לכל) מכיל רשימה של כל יחידות מבניות, שמות של משרות (מנהלים, מומחים ועובדים), רשימה של מקצועות עבודה, ומספר יחידות צוות. בנוסף, עבור כל קטגוריה, היא קובעת את צורת שכר העבודה, קובע מזלגות משכורות ותעריפים תעריף, היטלים וקצבאות.

לפיכך, כדי לאשר את הצוותלוח הזמנים מציג מסמך הקובע את המספר המרבי ואת הגודל המרבי של קרן השכר, שעל פיה מחלקת משאבי אנוש ממציאה ומעדכנת כל העת את משימת העובדים לתפקידים ועיסוקים לארגון ומפקחת על כל פיטורים וקבלה של עובדים. מסמך זה מציין את מיקומו או מקצועו של כל עובד, את השכר שנקבע לו (שיעור התעריף) ואת היטל או היטל. כל זה הוא הבסיס לניהול כוח אדם.

הצו על אישור טבלת האיוש (שלהפרויקט) נערך כלכלן לעבודות או אדם אחר אשר בתוך הארגון עם אחריות של ארגון עבודה ומוטיבציה של עובדים (כלומר פונקציות מסוימות של ניהול משאבי אנוש). בהתאם לגודל ואופי הארגון, האחריות הללו מוקצים קצין ספציפי. סדר או בחוזה מיוחד תעסוקה (בתוך הגדרת התפקיד) להגדיר אחריות אישית. כלומר, בדרך זו או אחרת מסמך צריך לדרוש כי מנהל או מומחה מסוים צריך להיות סדר טיוטה, לתאם ולכוון אותה לאישור.

מאז טופס אחיד אחד לאיש, עבור המדגם של הסדר על אישור של רשימת העובדים, כל גרסה מתאימה מן הסט שפורסם באינטרנט ניתן לקחת. על ההזמנה להכיל את החלק המנהלי, ואילו החלק הקובע אינו נכלל. החלק המנהלי כולל הזמנה המאשרת את המסמך מתאריך מסוים, המציין את המספר (במספרים ובמילים) ואת גודל ה- FOT (בדמויות ובמילים).

לאחר הכנת הפרויקט ואישורו לפי הסדר שנקבע בארגון, חתום ראש על צו המאשר את צוות המשרות. דוגמה של מסמך זה יכולה להיות:

"שם הארגון

סדר

תאריך, מספר

על אישור שולחן האיוש

(להלן שם המיזם)

אני הזמנה

לאשר לשנת 2025 את שולחן האיוש מ 27בדצמבר 2024, מס '1885, עם שכר של 910 (תשע מאות ועשרה) יחידות צוות ועם משכורת חודשית של 1000100 (מיליון ומאה) רובל.

ראש ארגון I.O.

עלון: »

האיוש וההצבה הםמסמכים בעלי גישה מוגבלת, כך שהוראה לאישור לוח הזמנים של הצוות מסדירה את ההפצה (בדרך כלל היא מצוינת בגב המסמך), המפרטת את המחלקות והפקידים של המוסד שבו נשלח הצו ואת העותקים שלו, וכן את הבקשה ואת העותקים שלה. יחד עם זאת, על האחראי על הכנת הפרויקט לזכור כי הוא רשאי להכיר את טבלת האיוש או את ההסדר של כל עובד, אם זה נופל במסגרת תפקידם. האחריות לעמוד בדרישה זו מוטלת על ראש מחלקת משאבי אנוש בארגון.